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IT项目软件计划实施时的关键步骤

2021-09-09 09:43

实施IT项目软件是一项非常艰巨的任务,不少企业便经常在这方面中做斗争——如若不添加至项目管理可能会延迟时间线上的不必要操作,你就会很难知道你们的推出计划得要有多详细。
还没完全准备好实施软件?
适当的实施计划将最大化体现系统的价值,以便能够迅速理由软件提供的流程和效率进行改进。
未能定义和实现软件实施计划的企业可能没有意识到新系统的全面好处,往往可能会导致损失时间与金钱。
这就是为什么我们制定了IT项目软件实施的五步计划。无论从事哪种行业,或者正在实施什么类型的软件,下面的步骤将确保你成功实施,并最大限度地利用你的新系统。
以下便是我们将要介绍的关键步骤:
1.用一份详细的需求文件对供应商负责
供应商是软件实施计划中的关键干系人,供应商支持实施的程度(与成本)是不同的——但这并意味着你不能从他们那里获得更多的帮助。
在我们的研究表明,从供应商和新系统中获得最大利益实际上是始于选择阶段。在这个过程中首先要让定期使用新系统的员工参与进来,以便有一份开发需求文档,能与供应商。
列出将使用新系统的人员、团队和部门,包括日常用户以及使用改工具产生的数据领导者。
定义你的干系人是谁,仔细研究这些干系人将如何受到影响以及被影响的时间。
共同开发软件时必备的功能列表,以此来满足你购买软件的需求。
从利益方那里收集所有有用信息,整理到需求文件中,与供应商共享,确保新系统涵盖你的所有需求。
然后在实施阶段再次使用该文档,被识别的痛点将让你的供应商知道哪些功能是你的系统拥护者(选择试用系统并在其他人之前熟悉系统的员工)最需要的体验。
2.控制你的范围,否则它会控制你
需求文档定义了新系统所需的功能,以便能够在选择阶段关注最重要的部分。
在实施和培训阶段,需求文档可以很好的帮助你避免范围蔓延。
范围蔓延是任何项目中都存在的危险,它会增加需求和目标,直到整个项目变得难以控制,混乱不堪,导致你无法交付。
在软件实施计划的情况下,当你决定一次设置和定制每个功能的所有特点时,范围蔓延就会发生。你必须专注于任务,忠实于你的需求,并让新系统的关键部分投入使用。
为了避免范围蔓延,你需要对软件实施计划使用一些IT项目管理软件和最佳实践。这里便有几种选择:
○较大的企业(50名以上员工)可能会采用正式的IT项目管理软件(但这很讽刺,因为理论上你也需要实施这个系统)。
○中型企业(11-50名员工)可以通过免费的项目管理工具来帮助管理和分配实施任务。
○较小的企业(10人或更少的员工)可以使用人工数字方法来保持有序性。
这些协作工具将有助于实现团队成员们的协作,能最大限度地提高各自团队的采用率和使用率。8manageIT项目管理软件是其中的优秀代表,其支持时间、资源、成本、风险等方面的管理,有效提高团队协作效率,全面推动你的软件实施成功。
3.分配现实的团队来推动软件实施计划
下一个关键步骤是组建成功所必需的团队,团队组成因企业而异,这取决于企业的独特需求和实施的规模。
确定需求以及有多少业务单位将使用新系统,估算用户总数。采用软件业务单位/用户越多,实施团队就应该越大。
从两个人的团队开始,包括新系统的代理管理员和新系统的培训负责人。如果你是个体企业家,那么团队只有一个。较大的企业可能需要更大团队,并包含IT主管。
4.用积极主动的、有吸引力的策略鼓励用户采用
你必须制定策略以此来获得用户们对新系统的接受和采用。这里有几个关键步骤,你可以用来实施新的软件:
○采用经过验证的方法为变更设定指导方针
○定义新软件有助于实现的清晰目标
○确定新软件解决的痛点是什么,以及去掉痛点的能带来什么最佳结果
○针对每个团队的实施采用不同的消息传递和沟通方式
5.注重持续改进
培训是持续改进的中心支柱,关键是要避免一刀切的培训,与供应商演示类似,根据干系人的需求定制每个会议。考虑到不是每个用户群体都能够投入相同的时间,因此,要为干系人提供不同的培训选择。
在软件实施计划中尝试不同类型的培训:
○午餐和学习:在非正式的环境中引入工作坊式的培训。这是协作学习的最佳方式。
○开放日:领导头脑风暴会议,让用户分享成功故事,共同解决问题。
○点对点:要求高级用户和拥护者提供一对一指导,分享该工具如何提高他们的生产力。
○自我培训:鼓励用户利用供应商提供的免费网络研讨会和参考指南,进一步了解软件。
就像监控实际采用率和使用率一样,你可以监控与组织中特定团队产生共鸣的培训,最终目的是影响最有可能的改进。
以上软件实施计划的关键步骤在8ManageIT项目管理软件的帮助下可以简化你的操作并提高效率,达到事半功倍的效果。
8ManageIT项目管理软件支持以迭代的方法对复杂的需求进行递交及验收,所有的数据实时更新,极大提高了信息的准确率和传递效率,有助保证软件实施期间的沟通协作。同时,8Manag自动跟踪原计划时间,最新的计划时间与实际完成时间。一旦有逾期风险会实时预警,这样项目人员可以更方便地及时发现问题,快捷管理项目进度。
企业引入新的软件系统可能是个挑战,但当你对软件实施的全过程有了更直观和更准确的把握,将大大增加实施成功率,长远来看无疑是一次很有价值的升级。

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